Informationen für Veranstaltende

• Fächer und Fachschaften: Nicht-curriculare Veranstaltungen für Studienanfänger*innen rund um die Einführungswoche im Wintersemester sowie jederzeit für Studierende aller Semester.
• Zentralen Einrichtungen (UB, Service Center Studium etc.): im ganzen Jahr fachübergreifende Angebote für Studierende.
• Studierendenwerk: Über eine Schnittstelle alle Angebote, wie sie auch im Veranstaltungskalender auf der Website des Studierendenwerkes zu finden sind (in den Kategorien Kultur, Studitours Internationaler Club, Seminare, Sport & Freizeit)

Grundsätzlich erfolgt die Dateneingabe und -aktualisierung selbstständig durch die Veranstaltenden. Gerne steht Ihnen das App-Team zur Unterstützung zur Verfügung.

Angehörige der Universität haben zwei Möglichkeiten, Daten für die App einzupflegen. Die jeweilige Anleitung finden Sie nach Login mit einem gültigen UniAccount.

1. Dateneingabe über eine Schnittstelle zu HISinOne (Betaversion)

VORTEILE: Doppelte Dateneingabe entfällt und die Datenqualität wird verbessert! Wir freuen uns über Rückmeldungen zum neuen Workflow und tun unser Bestes um ihn noch zu optimieren.

Hier geht es zur Anleitung „Dateneingabe in HISinOne“.

2. Dateneingabe über ein Eingabeformular im Intranet

Für Veranstaltungen, die nicht in HISinOne gepflegt werden.

Hier geht es zur Anleitung „Dateneingabe im Intranet“.

Grundsätzlich gilt: wenn Sie Ihre Veranstaltung (z.B. aufgrund einer Raumbuchung) ohnehin in HISinOne anlegen, lohnt es sich, die Schnittstelle zur App zu nutzen. Allerdings gibt es aufgrund der Betaversion derzeit noch einige Einschränkungen:

• Der Veranstaltungsort muss in HISinOne hinterlegt sein. Es ist nicht möglich, andere Orte einzupflegen.
• Standardmäßig wird eine Veranstaltung, die über die Schnittstelle aus HISinOne kommt, allen Nutzer*innen angezeigt. Ist sie nur für bestimmte Studiengänge gedacht, muss sie dort eingehängt werden (vgl. Anleitung). Nicht möglich ist es, bestimmte Abschlüsse anzusteuern (z.B. alle Bachelor of Arts oder Master of Education).
• Beleggruppen in HISinOne werden auf eine bestimmte Art in die App übernommen (vgl. Anleitung). Werden sie nicht entsprechend dieser Logik verwendet, kann es zu fehlerhaften Darstellungen in der App kommen.

In diesen Fällen sollte die Veranstaltung über das Formular im Intranet eingepflegt werden.

Jeweils im Juli eines Jahres laden wir die Studiengangkoordinationen bzw. Fachberatungen sowie die Fachschaften der Fächer und zentrale Einrichtungen ein, ihre Veranstaltungen für Studienanfänger*innen für die folgende Einführungsphase im Wintersemester in die App einzupflegen. Die Dateneingabe bleibt geöffnet, sodass zum Einen jederzeit neue Daten eingetragen werden können, zum Anderen bestehende Daten geändert werden können.

Da noch nicht alle Veranstaltungen zu diesem Zeitpunkt feststehen, weisen wir in der App bei den Studiengängen, für die noch nichts eingepflegt wurde darauf hin, dass bis zum Semesterstart noch Angebote hinzukommen können und es sich lohnt, immer wieder mal in die App zu schauen.

Darüber hinaus ist es jederzeit möglich, fachspezifische oder fachübergreifende nicht-curriculare Angebote für Studierende aller Semester in die App einzupflegen.

Die Daten tauchen einige Zeit nach dem Einpflegen in der App auf (bei Eingabe in HISinOne ca. 30 Min.; Eingabe im Intranet ca. 10 Min.). Die App kann jederzeit aus den App Stores installiert und genutzt werden.

Studienanfänger*innen, die ihre Zulassung erhalten oder sich in ein zulassungsfreies Fach einschreiben, können sich so direkt im Anschluss darüber informieren, was für sie zum Studienstart von ihrem Fach sowie fachübergreifend angeboten wird.

Studierende höherer Semester erhalten mit jedem Öffnen der App bzw. einem „swipe down“ in der Veranstaltungsübersicht alle aktuellen Angebote exklusive der Einführungsveranstaltungen.

Grundsätzlich sind die Fächer/Fachschaften/Einrichtungen für die von ihnen eingepflegten Daten verantwortlich. Wichtig ist also auch, bei Änderungen/Ausfall dies in HISinOne bzw. im Intranet zur Anzeige in der App nachzupflegen.

Zusätzlich redigiert das App-Team sämtliche Veranstaltungen und kommt ggf. mit Rückfragen auf die/den eingetragen/en Ansprechpartner*in zu. Zur beiderseitiger Zeitersparnis werden manche Angaben (z.B. ein fehlerhafter Link) ohne Rücksprache korrigiert.

Die Rückmeldungen der Studienanfänger*innen zeigen, dass viele dankbar dafür sind, zum Studienstart alle Infos an einer Stelle zu finden und sich nicht auf verschiedenen Websites zusammen sammeln zu müssen. Gleichzeitig irritiert und verunsichert es, wenn dann nicht zuverlässig alle Veranstaltungen eines Faches/Fachschaft in die App eingetragen sind.

Auch Studierende höherer Semester nutzen vermehrt die App und erhalten auf diesem Wege Informationen zu Veranstaltungen, die sie ansonsten evtl. nicht erreicht hätten.

Zum Einen gilt auch hier, dass es den Studienanfänger*innen den Start erleichtert, alle wichtigen Infos in der App zu finden – auch von Nebenfächern, fachübergreifend (z.B. zum 2-HF-B) etc.

Zum Anderen erreichen vor allem in zulassungsfreien Fächern manche Informationen die Studienanfänger*innen erst spät oder gar nicht, wenn sie sehr kurzfristig eingeschrieben werden.

In der App werden die Nutzer*innen als erstes aufgefordert, sich ein persönliches Profil anzulegen. Hierbei wählen sie den/die für sie relevanten Studiengang/-gänge aus. In der Veranstaltungsübersicht werden ihnen dann nur die diesen Studiengängen zugeordneten fachspezifischen Veranstaltungen angezeigt sowie alle fachübergreifenden Angebote.

Somit ist das Risiko, dass Veranstaltungen fälschlicherweise von Studierenden anderer Fächer besucht werden, sehr gering.

Sollten Sie Interesse daran haben, Ihre Veranstaltung in der App anzeigen zu lassen oder möchten Sie sich generell zur App informieren, wenden Sie sich gerne an das App-Team: app@service.uni-freiburg.de